Allgemeines
Das Modul Sonderzeit in Zeitmechanik ermöglicht dir die zentrale Verwaltung von Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden – ob Urlaub, Krankheit oder andere Sonderfälle. Du findest das Modul im oberen Menüband unter „Module“ > „Sonderzeit“.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Schritt-für-Schritt Anleitung
Schritt 1: Aufruf des Sonderzeit-Moduls
Öffne das Modul über das Menüband. Dort findest du den Abwesenheitskalender unter dem Eintrag "Sonderzeit".
Hier siehst du alle bestehenden Abwesenheiten im Monatsüberblick.
Oben: Mechaniker
Unten: Sonstige Mitarbeiter (Verwaltung, etc.)
Schritt 2: Neue Abwesenheit anlegen
Um eine neue Abwesenheit zu erstellen, klickst du auf das Startdatum der geplanten Abwesenheit im Kalender.
Schritt 3: Eingabemaske ausfüllen
Es öffnet sich ein Eingabeformular, in dem du folgende Angaben machen kannst:
Von / Bis: Beginn und Ende der Abwesenheit
Verfügbar ab / Verfügbar bis: Optional, um z. B. halbe Tage abzubilden
Gesamtstunden: Optional
Automatisch ein-/ausstempeln: Nur relevant, wenn du die Zeiterfassung von Zeitmechanik nutzt
AW (Arbeitswerte): Gib hier die Anzahl verfügbarer AW an. Bei Urlaub oder Krankheit in der Regel 0
Grund: Wähle z. B. „Urlaub“, „Krankheit“, „Schule“, „Sonstiges“ usw.
Notiz: Optional – z. B. „weilt auf Mallorca“. Diese erscheint sichtbar in der Tagesansicht des betroffenen Mitarbeitenden
Tage: Hake die Wochentage an, auf die sich die Abwesenheit bezieht (Hinweis: Diese Einstellung ist nur relevant bei Nutzung der Zeiterfassung.)
Schritt 4: Speichern
Klicke auf „Speichern“, um die Abwesenheit zu bestätigen.
Schritt 5: Ergebnis in der Übersicht
Nach dem Speichern wird die Abwesenheit automatisch im Kalender angezeigt und der Zeitraum ist für Aufträge gesperrt. Du siehst auch sofort:
Die gewählte Farbe (z. B. grün für Urlaub)
Deine eingegebene Notiz im Kopfbereich des Mitarbeiters
Schraffierte Bereiche zeigen zusätzlich die Abwesenheit in der Tagesplanung an
Video-Tutorial
Tipp: Wenn du versuchst, während der Abwesenheit einen Auftrag zu planen, wirst du von Zeitmechanik automatisch gewarnt.
Zusatzfunktionen & Hinweise
Sonstige Mitarbeitende anlegen: Gehe dazu in „Einstellungen“ > „Mitarbeiter“
Legende: Am unteren Rand findest du eine Farbübersicht zu allen Abwesenheitstypen
Schraffur anpassen: Bei Bedarf kann der Support die Sichtbarkeit der Schraffur für dich ändern
Fazit
Mit dem Modul „Sonderzeit“ dokumentierst du Abwesenheiten einfach, nachvollziehbar und automatisch in der Planung sichtbar. So behältst du jederzeit den Überblick und stellst sicher, dass nur verfügbare Mitarbeitende eingeplant werden.