Das Modul "Sonderzeit" in Zeitmechanik ermöglicht dir die zentrale Verwaltung von Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden – ob Urlaub, Krankheit oder andere Sonderfälle. Du findest das Modul im oberen Menüband unter „Module“ > „Sonderzeit“.
ℹ️ Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Schritt: Geh über den Reiter "Module" in die Option "Sonderzeiten"
dort findest alle bestehenden Abwesenheiten im Monatsüberblick
Schritt: Um eine neue Abwesenheit anzulegen, klick im angezeigten Kalender auf das Startdatum der geplanten Abwesenheit
Schritt: In der erscheinenden Eingabemaske trägst du nun folgende Angaben ein
Von / Bis: Beginn und Ende der Abwesenheit
Verfügbar ab / Verfügbar bis: Optional, um z. B. halbe Tage abzubilden
Gesamtstunden: Optional
Automatisch ein-/ausstempeln: Nur relevant, wenn du die Zeiterfassung von Zeitmechanik nutzt
AW (Arbeitswerte): Gib hier die Anzahl verfügbarer AW an. Bei Urlaub oder Krankheit in der Regel 0
Grund: Wähle z. B. „Urlaub“, „Krankheit“, „Schule“, „Sonstiges“ usw.
Notiz: Optional – z. B. „weilt auf Mallorca“. Diese erscheint sichtbar in der Tagesansicht des betroffenen Mitarbeitenden
Tage: Hake die Wochentage an, auf die sich die Abwesenheit bezieht (Hinweis: Diese Einstellung ist nur relevant bei Nutzung der Zeiterfassung.)
Schritt: Klicke auf "Speichern", um die Abwesenheit zu bestätigen
Schritt: Sobald die Abwesenheit gespeichert wurde, erscheint diese automatisch im Kalender. Du siehst auch sofort:
Die gewählte Farbe (z. B. grün für Urlaub)
Deine eingegebene Notiz im Kopfbereich des Mitarbeiters
Schraffierte Bereiche zeigen zusätzlich die Abwesenheit in der Tagesplanung an
☝️ Zusatzfunktionen & Hinweise:
Sonstige Mitarbeitende anlegen: Gehe dazu in „Einstellungen“ > „Mitarbeiter“
Legende: Am unteren Rand findest du eine Farbübersicht zu allen Abwesenheitstypen
Schraffur anpassen: Bei Bedarf kann der Support die Sichtbarkeit der Schraffur für dich ändern
▶️ Tutorial:
Tipp: Wenn du versuchst, während der Abwesenheit einen Auftrag zu planen, wirst du von Zeitmechanik automatisch gewarnt.
Fazit:
Mit dem Modul „Sonderzeit“ dokumentierst du Abwesenheiten einfach, nachvollziehbar und automatisch in der Planung sichtbar. So behältst du jederzeit den Überblick und stellst sicher, dass nur verfügbare Mitarbeitende eingeplant werden.